Mentions
légales et Conditions Générales d'Utilisation du Service DISPOSE
Janvier
2024
Table des matières
4.3. Partage de fichiers via un lien
4.4. Conditions particulières pour le stockage et le partage des
Données personnelles
5. Obligations et responsabilités de l'utilisateur
6. Restriction d'accès et suspension de service
7. Limitation de responsabilité de l’AP-HP
8. Données personnelles des Utilisateurs du Service
9. Droits de propriété intellectuelle
Les présentes Conditions Générales
d'Utilisation (ci-après, les « CGU ») ont pour objet de définir les modalités d'utilisation du service
intitulé « Dispose » (ci-après, le « Service ») accessible
sur le site https://dispose.aphp.fr, et permettant le partage et le
stockage de documents.
L’attention
de l'Utilisateur est attirée sur les précautions d’usage de l’outil en présence
de fichiers contenant des Données personnelles, dont le partage et le stockage obéissent
à des conditions strictes (cf. article « Conditions particulières pour le stockage et le partage des Données
personnelles » ci-dessous).
Il est rappelé que
l’utilisation d’outils tels que OneDrive, WeTransfer, Google Drive ou autres
outils similaires non sécurisés est totalement prohibée.
« Données personnelles » :
désigne toute donnée se rapportant à une personne physique directement identifiable
(nom, prénom, image) ou indirectement identifiable (coordonnées téléphoniques,
adresse postale NIR, APH, etc..), en ce inclus les Données de santé.
« Données
personnelles de santé » ou
« Données de santé » : désigne les données personnelles relatives
à la santé physique ou mentale d'une personne qui révèlent des informations sur
l'état de santé de cette personne (ex. antécédents, handicap, risque de
maladie, traitement clinique, etc.). Les Données de santé sont des Données
personnelles.
L’utilisation du Service est subordonnée à
l'acceptation sans réserve et au respect par l'Utilisateur (i) des présentes
CGU ainsi que (ii) de l’annexe n°16 du règlement intérieur de l’AP-HP
(accessible depuis le site intranet de l’AP-HP).
L’AP-HP peut modifier les présentes CGU à tout
moment. Une notification sera adressée à l’utilisateur en cas de modification
substantielle. En tout état de cause les CGU en vigueur sont consultables à
tout moment et peuvent être téléchargées et/ou imprimées.
Dispose est un service de stockage et
partage temporaire de fichiers en ligne, sécurisé et confidentiel, accessible
par le réseau internet.
A partir de son espace personnel qu’il gère de
manière autonome, chaque Utilisateur a la possibilité de stocker de manière
temporaire et/ou de partager des fichiers avec des personnes identifiées en
générant un lien permettant de les télécharger.
La taille de ces fichiers est limitée à 2 Go
par fichier. Le nombre de fichiers que chaque Utilisateur peut partager est
illimité.
Le Service est sécurisé. La navigation est
assurée exclusivement via le protocole sécurisé https. Les mots de passe sont
chiffrés avant leur stockage. Les fichiers sont stockés chiffrés avec
l’algorithme AES 256.
Pour utiliser le Service, l’Utilisateur doit
disposer d’un compte valide dans l’annuaire ACTIVE DIRECTORY de l’AP-HP. Pour
tout renseignement, il peut s’adresser au service informatique local de l’AP-HP
dont il relève.
Pour accéder au Service, l’Utilisateur émet
une demande d’accès au Centre de Support Unifié de l’AP-HP. L'Utilisateur
atteste que les informations qu'il fournit sont exactes, complètes et à jour et
s'engage à faire le nécessaire pour qu'elles le restent.
Dans le cas où les informations fournies sont
fausses, incomplètes ou obsolètes, l’AP-HP se réserve le droit de suspendre ou
de fermer le compte de l'Utilisateur définitivement ou provisoirement.
Pour accéder au Service, l'Utilisateur devra
utiliser ses identifiants et mot de passe d’accès à l’annuaire ACTIVE
DIRECTORY. L'identifiant et le mot de passe sont à caractère confidentiel et
personnel. L'Utilisateur s'engage ainsi à ne pas les divulguer à un tiers sous
quelque forme que ce soit ou à quelque titre que ce soit et à nous informer de
toute utilisation par un tiers non autorisé ainsi que de toute atteinte à la
sécurité qui pourrait en résulter. L'Utilisateur est le seul responsable de la
conservation confidentielle de ces informations et de toute utilisation qui
pourrait en être faite.
L'Utilisateur peut à tout moment demander à
l’administrateur du Service la suppression de son compte en s’adressant au
Centre de Support Unifié. La fermeture du compte n’entraîne pas la suppression
définitive de tous les fichiers qui lui sont rattachés : il appartient à
l’Utilisateur de s’assurer de la suppression de tous les fichiers (en
s’assurant du respect de la continuité d’activité) avant de demander la
fermeture de son compte ou avant son départ de l’AP-HP.
4.3. Partage de fichiers via un lien
L’utilisateur qui souhaite créer un
lien pour partager avec une personne extérieure à l’AP-HP des fichiers quelle
que soit leur nature (contenant des Données personnelles ou pas), doit
impérativement exiger la saisie d’un mot de passe par les destinataires du
lien avant que ces derniers puissent récupérer les fichiers partagés via
l’outil.
Par défaut les liens de partage permettent un
téléchargement pour une durée de 30 jours. Il est expressément demandé aux
Utilisateurs de systématiquement modifier le paramètre par défaut des 30 jours
pour ne créer des liens d’une validité que de 7 jours maximum.
Il est préconisé à l’Utilisateur de préciser
au(x) destinataire(s) que les documents seront disponibles durant une durée
égale à 7 jours avant suppression définitive.
Le traitement des Données
personnelles présente un risque important pour les droits et libertés des
patients concernés, et d’autant plus lorsqu’il s’agit de Données de santé.
Pour les
besoins de leurs missions, les Utilisateurs souhaitant stocker temporairement
ou partager des fichiers contenant des Données personnelles sont autorisées à
utiliser le Service DISPOSE à condition de (conditions cumulatives) :
- En cas de
stockage temporaire de fichiers contenant des données personnelles :
o Chiffrer au préalable les fichiers contenant des données personnelles à
l’aide de 7ZIP (ou d’un outil similaire) avec un mot de passe solide
o Supprimer de l’outil les données une fois la finalité atteinte :
le stockage ne peut être que temporaire, il est interdit de conserver
indéfiniment et sans motif des données personnelles.
- En cas de
partage avec un lien de fichiers contenant des données personnelles:
o Chiffrer au préalable les fichiers contenant des données personnelles à
l’aide de 7ZIP (ou d’un outil similaire) avec un mot de passe solide qui devra
être transmis aux destinataires via un canal de communication distinct
o Paramétrer la durée de validité du lien à 7 jours maximum (l’outil
prévoit 30 jours par défaut)
o Partager le lien généré avec un mot de passe qui devra être transmis
aux destinataires via un canal de communication distinct
o Supprimer de l’outil les données dès confirmation de la réception par
le(s) destinataire(s) et en tout état de cause dans les 7 jours après l’envoi
du lien. En effet, l’expiration ou la suppression d’un lien de partage
n’entraine pas pour autant la suppression des fichiers partagés avec ledit
lien : la suppression relève donc de la responsabilité exclusive de
l’utilisateur, en charge de la bonne gestion des données présentes sur son
espace personnel.
S’agissant
spécifiquement du partage de Données de Santé par les personnels médicaux (PM),
les textes imposent l’utilisation d’une messagerie sécurisée certifiée (la
messagerie « MSSanté »), permettant de garantir la confidentialité et
la sécurité des Données de santé ainsi échangées, dans le respect du secret
médical. A l’inverse, l’utilisation d’une messagerie non sécurisée ne chiffrant
pas les Données de santé porte atteinte au secret et engage la responsabilité
individuelle de son auteur. Les PM doivent donc utiliser en priorité MSSanté.
L'Utilisateur s'engage, lors de l'utilisation
du Service à ne pas enfreindre respecter le règlement intérieur de l’AP-HP et
en particulier la charte informatique, la réglementation française et
internationale en vigueur. A cet effet, il s'engage notamment à ne pas partager
et à ne pas diffuser via le Service des fichiers (liste non limitative) :
- Ayant un
caractère illicite ou procédant d'activités à caractère illicite. A ce titre,
l'Utilisateur s'interdit plus particulièrement le partage de fichiers
favorisant l'apologie des crimes contre l'humanité, l'incitation à la haine
raciale, l’homophobie, le sexisme, la pornographie, l'incitation à la violence,
ainsi que les atteintes à la dignité humaine,
- Ne
respectant pas les droits de tiers tels que, notamment, le droit à l'image le
droit à la vie privée, le droit de la propriété intellectuelle,
- Contraires
à l'ordre public et aux bonnes mœurs,
- Ne
respectant pas les dispositions du RGPD et de la loi Informatique et Libertés
du 6 janvier 1978 et/ou les prescriptions de la CNIL.
Si l'Utilisateur venait à ne pas respecter
cette règle, le fichier en question pourra être signalé aux autorités
appropriées avec lesquelles nous coopérerons en leur communiquant les
informations nécessaires sur l'Utilisateur, le fichier illicite et sur les
personnes qui auraient pu accéder et télécharger le fichier.
L'Utilisateur est responsable de l'utilisation
de son identifiant et de son mot de passe. Toutes connexions au Service et
transmissions de document en utilisant son identifiant et son mot de passe
seront réputées avoir été effectuées par lui-même.
Chaque Utilisateur est responsable (i) des
fichiers enregistrés et partagés avec son espace temporaire personnel et (ii) de
la suppression en temps utiles de ces fichiers (pour rappel, la désactivation
d’un lien de partage n’entraine pas la suppression des fichiers échangées).
L'Utilisateur est exclusivement et seul
responsable des dommages et préjudices de toute nature, matériels ou
immatériels, directs et indirects causés à des tiers et à l’AP-HP du fait de
l'utilisation non conforme du Service (par exemple, dommage causé par l’absence
de suppression en temps utile des Données partagées).
Par ailleurs, l'Utilisateur s'engage à
informer l’AP-HP de tout contenu présumé contraire aux présentes conditions
et/ou manifestement illicite.
L'Utilisateur s'engage à répondre à toute
demande d'information l’AP-HP par l'intermédiaire de l'adresse e-mail qu'il
aura indiqué lors de la création de son compte ou celle mis à disposition par
l’AP-HP.
L’Utilisateur s’engage à garantir l’AP-HP
contre toute action qui serait engagée à son encontre, ou toute plainte qui
serait déposée contre elle du fait de l'utilisation du Service dans des
conditions qui ne seraient pas conformes aux présentes. Cette garantie couvre
toute somme que l’AP-HP serait tenue de verser à quelque titre que ce soit, y
compris les honoraires d'avocat et frais de justice reconnus ou prononcés.
En cas de manquement de la part de
l'Utilisateur aux présentes CGU, l’AP-HP se réserve le droit et ce, sans
préavis et sans préjudice de toute action judiciaire ou disciplinaire qui
pourrait être intentée par l’AP-HP et de tous dommages et intérêt qui
pourraient être réclamés à l'Utilisateur :
- De lui
bloquer à tout moment et avec effet immédiat l'accès au Service et à son
compte,
- De
supprimer son compte ainsi que les fichiers partagés/échangés sur les serveurs,
- De
supprimer et de mettre hors ligne tout fichier qu’elle estimerait non-conforme,
ou bien dont l'usage qui en est fait n'est pas estimé conforme aux présentes conditions
et/ou aux lois françaises et internationales en vigueur.
L’AP-HP ne saurait être tenue pour responsable
des contenus communiqués par les Utilisateurs par l'intermédiaire du Service. L’AP-HP
n’offre aucune garantie à l'utilisation du Service. Le Service ne peut être
utilisé qu’à des fins professionnelles.
L'utilisation du Service n'est assortie
d'aucune garantie quelle qu'elle soit. L’AP-HP ne garantit en aucune façon que
le service de partage en ligne soit de nature à satisfaire les besoins et les
attentes de l'Utilisateur et ne peut être tenue pour responsables de tout
dommage direct ou indirect et notamment tout préjudice commercial, moral ou
financier découlant de l'utilisation du du Service ou de l'impossibilité de l’utiliser.
La responsabilité de l’AP-HP ne saurait être
engagée à quelque titre que ce soit, et sans que cette liste ne soit
limitative, en cas de modification, suspension ou interruption du Site et/ou du
Service.
En règle générale, il est possible d'avoir
accès au Service 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 mais l’AP-HP ne garantit pas
que l'accès au Service ne sera pas interrompu, qu’il n'aura pas de virus ou
tout autre composant nuisible. L’AP-HP
peut ainsi être amenée à interrompre de manière programmée ou pas le Site et/ou
le Service pour des raisons de maintenance ou en cas de force majeure. L’AP-HP
n’est pas tenue de notifier et de prévenir l'Utilisateur de cette interruption.
Cette interruption ne peut en aucun cas engager la responsabilité de l’AP-HP et
n'ouvre droit à aucune indemnité.
L’AP-HP a mis en place plusieurs procédures et
outils afin de protéger les fichiers de l'Utilisateur, dont l'utilisation d'un
protocole https et le chiffrement des fichiers et des mots de passe stockés. L’AP-HP
ne peut être tenue pour responsable si malgré ces précautions de sécurité les
fichiers de l'Utilisateur étaient interceptés, copiés, modifiés, endommagés ou
détruits. C’est la raison pour laquelle l’Utilisateur doit supprimer les fichiers
enregistrés sur son espace Utilisateur une fois la finalité atteinte.
L’AP-HP ne sera pas responsable envers un
Utilisateur ou envers tout tiers pour tout dommage quelle que soit sa cause, sa
nature ou ses conséquences, y compris toute perte financière, perte de
programmes ou de données subies ou occasionnée par le système informatique de
l'Utilisateur ou tout autre système.
Le présent article concerne les données
personnelles propres aux Utilisateurs et non les données personnelles qu’ils
peuvent être amenés à stocker ou partager dans le cadre du Service.
Le Service et le traitement des données
personnelles des Utilisateurs est inscrit au registre général des traitements
de l’AP-HP (responsable de traitement) conformément à la réglementation
applicable (RGPD et Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978). La base
légale du traitement par l’AP-HP est l’intérêt légitime.
Les données liées à l’identité et aux coordonnées professionnelles des
Utilisateurs (nom, prénom, APH, mail) sont collectées pour permettre
l’utilisation du Service, pendant la durée de l’emploi de l’Utilisateur au sein
de l’AP-HP. Les données de connexion au service sont également collectées à des
fins de sécurité, de protection et de vérification du bon accès et usage des
ressources informatiques, pendant une durée d’un an.
Les données personnelles des Utilisateurs sont
destinées aux services supports de la DSI de l’AP-HP et autres tiers autorisés,
le cas échéant. L’éditeur de l’outil (HITACHI VANTARA, situé aux USA) est
également susceptible d’avoir accès aux mails professionnels des Utilisateurs
dans le cadre de la gestion commerciale, mais n’a en revanche jamais accès (et
ne peut pas y avoir accès) aux contenus partagés ou stockés par l’Utilisateur.
L'Utilisateur dispose d'un droit d'accès, de
modification, et de suppression des données personnelles le concernant, qui
peut être exercé à l'adresse suivante : contact.dispose@aphp.fr.
En cas de difficulté dans l’exercice de ses
droits, l’Utilisateur peut saisir la Délégué à la Protection des Données de
l’AP-HP à l’adresse suivante : protection.donnees.dsi@aphp.fr.
Enfin il est précisé que des cookies sont
utilisés afin d'assurer au mieux la qualité du Service et d'établir des
statistiques : un cookie est utilisé pour authentifier la session du
navigateur et un autre pour lutter contre le vol de session. S'il le souhaite,
l'Utilisateur peut refuser les cookies en modifiant les paramètres de son
navigateur internet.
Toute copie totale ou partielle en dehors de
l'utilisation normale du Site, est soumise à l'autorisation écrite l’Assistance
Publique - Hôpitaux de Paris sous peine de poursuites. Chacun des éléments qui
le compose, (notamment son architecture générale, son contenu, les images, les
sons, les vidéos, les bases de données, les signes distinctifs, etc.) est
protégé par des droits de propriété intellectuelle.
L'Utilisateur est autorisé à sauvegarder ou à
imprimer les présentes CGU.
Les présentes CGU sont soumises au droit
français. Tous litiges auxquels les présentes CGU concernant tant leur
validité, leur interprétation, leur exécution, leur résiliation, leurs
conséquences et leurs suites devront faire l'objet d'une tentative de règlement
amiable. A défaut de règlement amiable, les litiges seront soumis à la
compétence des tribunaux de Paris.
Conformément à la loi n°2004-575 du 21 juin
2004 pour la confiance dans l’économie numérique :
- Le Site et
le Service sont la propriété de l’Assistance publique-hôpitaux de Paris
(AP-HP), inscrite au répertoire SIREN sous le numéro 267 500 452, dont le siège
social est situé 55, boulevard Diderot – CS 22305 75610 Paris cedex 12,
Téléphone : 01 40 27 30 00.
- Le
directeur de la publication est : M. Raphaël Beaufret, Directeur des Services
Numériques de l’AP-HP (+33 1 40 27 30 00).
- L’hébergement
est assuré par la Direction des Services Numériques de l’Assistance Publique
Hôpitaux de Paris.
Il est possible de prendre contact par
courriel à l’adresse suivante : contact.dispose@aphp.fr